Как составлять письма для отдела кадров
Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство ведёт заместитель главного бухгалтера
Ольга Дронова, o.dronova@teachbase.ru
Отправляйте бухгалтеру всю информацию о кадровых изменениях заранее.
Формы для писем похожи, но есть небольшие различия, поэтому будьте внимательные при составлении.
Приём нового сотрудника
За неделю (минимум за 3 рабочих дня) до выхода сотрудника руководитель подразделения отправляет оффер с контактами кандидата на электронную почту бухгалтера (также нужно добавить в копию [добавить имя].
Форма для письма
Тема: Прием на работу
Содержание:
Должность, ФИО кандидата и дату выхода на работу
Бухгалтер самостоятельно запрашивает весь комплект документов у кандидата, а потом приступает к оформлению.

После подписания комплекта документов бухгалтер в ответном письме пишет, что сотрудник принят и ему можно выдать доступы.

Доступы выдаются сотруднику только после подписания NDA.
Отпуск
За 2 недели отправляется заявление на почту бухгалтеру, руководителю подразделения и [добавить имя].
Форма для письма
Тема: Заявление на отпуск
Содержание:
С какого числа отпуск, количество дней отпуска, дата выхода на работу.
Руководитель подтверждает ваш отпуск и бухгалтер начинает оформление.

После подписания приказа бухгалтер в ответном письме пишет, что отпуск согласован, указывает дату и сумму выплаты.
Заявление на отпуск за свой счёт
За 1 день минимум отправляется заявление на почту бухгалтеру, руководителю подразделения и [имя].
Форма для письма
Тема: Заявление за свой счёт
Содержание:
С какого числа отпуск, количество дней и дату выхода на работу.

Руководитель подтверждает отпуск за свой счёт и бухгалтер приступает к оформлению. После подписания приказа бухгалтер в ответном письме пишет, что приказ подписан.
Больничный день в день
В этот же день пишем письмо на почту руководителю подразделения, бухгалтеру и [имя].
Форма для письма
Тема: Больничный
Содержание:
ФИО, дата
На почту бухгалтеру по факту предоставляется больничный в скан-варианте или номер электронного больничного. Бухгалтер в ответном письме напишет, когда будет оформлен больничный в ФСС.
Первые 3 дня больничного возмещает работодатель, остальные дни ФСС переводит напрямую сотруднику на карту.
Увольнение
За 2 недели (если испытательный срок пройден) или за 3 дня минимум (если испытательный срок не пройден) отправляется заявление на почту бухгалтеру, руководителю подразделения и [имя].
Форма для письма
Тема: Заявление на увольнение
Содержание:
Свободный текст
Руководитель подтверждает факт увольнения сотрудника, бухгалтер приступает к оформлению и подписанию приказа с сотрудником.
В ответном письме бухгалтер пишет о готовности приказа, дате расчёта и предоставлении справок, необходимых сотруднику после увольнения.
Полезные ссылки
Шаблоны заявлений
Платформа для электронного подписания документов (можно взять триальный период)
Приложение для электронного подписания DocuSign:
App Store, Google Play
Приложение для сканирования DocScan: App Store, Google Play